Keskustelun äänittämisestä ja sen käytöstä puhepalvelun kehittämiseen
Tässä asiakirjassa kerrotaan, miksi keskusteluasi nauhoitetaan, miten nauhoitusta käytetään ja mitä oikeuksia sinulla on siihen liittyen.
1. Kuka kerää ja käyttää tietojasi?
Vivonep Oy
Y-tunnus: 3574928-1
Osoite: Haapalinnankatu 3 A 16, 33270 Tampere
Puhelin: 0503391171
Sähköposti: Kalle.Rehakka@vivonep.com
Me vastaamme siitä, että tietojasi käsitellään turvallisesti ja lain mukaisesti.
2. Keneltä voit saada lisätietoja tietojesi käsittelyä koskien?
Nimi: Anna Leena Rehakka
Sähköposti: Annaleena.Rehakka@vivonep.com
Puhelin: 0400911010
3. Miksi keskustelu nauhoitetaan?
Keskustelu nauhoitetaan, jotta voimme kehittää puhelinpalvelua, joka osaa ymmärtää ja vastata ihmisten puheeseen. Palvelussa hyödynnetään koneoppimista tekoälyn avulla. Palvelu on suunnattu erityisesti ikäihmisille.
Äänitallennetta käytetään vain tämän palvelun kehittämiseen. Sitä ei julkaista eikä luovuteta ulkopuolisille.
4. Mikä on käsittelyn oikeusperuste?
Käsittely perustuu nimenomaiseen suostumukseesi.
Äänesi ja puheesi nauhoittaminen ja tallenteen käyttö perustuu siihen, että annat siihen selvästi luvan haastattelun alussa. Ennen kuin aloitamme nauhoituksen, kysymme sinulta, saammeko tallentaa keskustelun. Jos vastaat selkeästi, että annat luvan keskustelun tallentamiseen, aloitamme keskustelun nauhoittamisen. Tämä lupasi tallennetaan myös äänitallenteelle, jotta voimme myöhemmin osoittaa, että olet ymmärtänyt asian ja suostunut siihen vapaaehtoisesti omasta tahdostasi.
Jos et halua, että keskusteluasi nauhoitetaan, emme tee äänitallennetta lainkaan. Sinulla on täysi oikeus kieltäytyä, eikä siitä seuraa sinulle mitään ikävää. Voit myös keskeyttää nauhoituksen milloin tahansa. Osallistuminen on täysin vapaaehtoista, eikä suostumuksen antamatta jättäminen vaikuta mihinkään muuhun asiaan.
5. Mitä tietoja tallennetaan?
Mikäli saamme sinulta luvan, niin tallennamme keskustelun äänitteen, joka sisältää ääntäsi ja puhettasi. Äänesi ja puheesi ovat sinun henkilötietojasi. Tarkoituksena on keskustella vain yleisistä aiheista, jotka eivät liity sinuun tai muihin henkilöihin henkilökohtaisesti. Mikäli omasta valinnastasi kuitenkin kerrot henkilökohtaisia tietojasi (kuten nimesi, harrastuksesi, tai terveyttäsi koskevia tietoja), tällaiset tiedot tallentuvat aluksi äänitallenteelle. Henkilökohtaisia tietoja koskevat osuudet äänitallenteista kuitenkin poistetaan ennen kuin tallennetta käytetään palvelun kehittämiseen.
Emme tallenna nimeäsi, osoitettasi tai muita tunnistetietoja erikseen.
6. Kuka pääsee kuulemaan äänitallenteita?
Äänitallenteita kuuntelevat vain yrityksemme työntekijät. Työntekijämme ovat sitoutuneet pitämään äänitallenteet salassa. Palvelun kehittämisen teknisen toteutuksen yhteydessä käytämme luotettavia ja tietoturvallisuuteen sitoutuneita IT-palveluntarjoajia, jotka käsittelevät tietoja ainoastaan yrityksemme lukuun antamiemme ohjeiden mukaisesti. Olemme tehneet näiden palveluntarjoajien kanssa sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaiset kirjalliset sopimukset. Palveluntarjoajat eivät saa käyttää tietoja omiin tarkoituksiinsa.
Muilta osin äänitallenteita ei luovuteta ulkopuolisille eikä niitä julkaista sellaisenaan.
7. Siirretäänkö tietoja Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle?
Ei. Tietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
8. Kuinka kauan äänitallenteita säilytetään?
Äänitallenteita säilytetään enintään 12 kuukautta tai siihen asti, kunnes ne on muokattu niin, ettei niistä voi enää tunnistaa henkilöä. Tämän jälkeen alkuperäinen äänitallenne poistetaan turvallisesti.
9. Mitkä ovat oikeutesi henkilötietojen käsittelyssä?
Sinulla on oikeus:
- saada tieto siitä, mitä tietoja sinusta on tallennettu
- pyytää virheellisten tietojen oikaisemista
- pyytää tietojen poistamista
- rajoittaa tietojen käsittelyä
- peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa
- tehdä valitus valvontaviranomaiselle
10. Miten voit peruuttaa antamasi luvan tietojen käsittelyyn?
Voit peruuttaa antamasi luvan eli suostumuksesi milloin tahansa, myös keskustelun jälkeen. Ota meihin yhteyttä sähköpostilla tai puhelimitse. Tällöin poistamme äänitallenteen, ellei meillä ole muuta laillista perustetta sen säilyttämiseen.
11. Mihin voit tehdä valituksen tietojesi käsittelystä?
Jos haluat valittaa tietojesi käsittelystä, voit ottaa yhteyttä seuraavaan viranomaiseen:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
www.tietosuoja.fi
Puhelin: 029 566 6700
Sähköposti: tietosuoja@om.fi
12. Onko tietojen antaminen pakollista?
Tietojen antaminen on täysin vapaaehtoista. Sinulla ei ole mitään velvollisuutta osallistua keskusteluun tai antaa suostumusta nauhoitukseen. Voit kieltäytyä tai keskeyttää nauhoituksen milloin tahansa ilman perusteluita. Tällöin poistamme äänitallenteen.
13. Käytetäänkö tietoja päätösten tekemiseen sinusta?
Ei. Äänitallennetta ei käytetä tekemään mitään päätöksiä sinusta, eikä sinua arvioida sen perusteella. Tallenteita käytetään vain teknisen järjestelmän eli puhepalvelun kehittämiseen.